Отчёт по производственной практике делопроизводителя

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 497 Просмотров

Образец дневника и отчета преддипломной (производственной) практики студента. Установленными требованиями, с отзывом руководителя практики. В дневнике производственной практики записывается наименование. Факультета на отдельном листе, отзыв руководителя практики от организации на отдельном листе и отчет по практике.

В ООО «Автоэлемент» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам. Порядок оформления и составления бланков и организационных и распорядительных документов в ООО «Автоэлемент» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «Автоэлемент» установлен определенный порядок визирования приказов.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии рассылаются в структурные отделы компании, адресатам, на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы ООО «Автоэлемент». Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ООО «Автоэлемент».

Положение об ООО «Автоэлемент» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции ООО «Автоэлемент»», «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений иных нормативных актов. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «Автоэлемент», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству. Поскольку секретариат ООО «Автоэлемент» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также секретариатом используются такие специальные программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации.

акт сверки в 1 с 8.3

Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению. Положения, правила инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем отдела компании, и утверждаются директором ООО «Автоэлемент» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации.

Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «Автоэлемент». Движение документов в ООО «Автоэлемент» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Производственная практика в качестве секретаря

На каждом этапе секретариат выполняет типовые операции по работе с документами. Прием и отправка документов в ООО «Автоэлемент» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. Прием и первичная обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Автоэлемент» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

Производственная практика в качестве секретаря

На полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора. Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «Автоэлемент», имеют директор и зам. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в. Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов.

Отчет о практике (делопроизводство) — отчет по практике

Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. В ООО «Автоэлемент» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения использования в справочных целях.

образец заявления р14001 для изменения видов деятельности оквэд

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Отчет по практике на тему делопроизводство в ООО Ромашка

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Автоэлемент» и. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

В ООО «Автоэлемент» заказная входящая исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета. Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция. Управление делами ведет механическую и автоматизированную контрольную картотеку.

Уникальная база бесплатных работ для студентов и школьников У нас вы можете скачать дипломы, рефераты, диссертации, доклады, задачи, контрольные, научные работы на любую тему

Контрольная карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа. В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами. Без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

Продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель ООО «Автоэлемент» обязан информировать руководство. Снятие документа с контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения.

образец характеристики на уборщицу служебных помещений

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в ООО «Автоэлемент» составляется номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел ООО «Автоэлемент» составляется на основе фактического состава документов, находящихся используемых в делопроизводстве.

Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «Автоэлемент». Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел. По объему дело обычно не превышает 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. Экспертиза ценности документов в ООО «Автоэлемент» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив. В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь.

Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО «Автоэлемент»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения использования в отделе компании.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.

При прохождении практики в ООО «Автоэлемент» я занимал должность помощника секретаря руководителя.

Документирование и делопроизводство в ООО "Автоэлемент" - отчет по практике

Поскольку в секреториате функции службы делопроизводства возложены на секретариат, у меня была возможность подробно изучить особенности ведения как текущего делопроизводства, так и процесса подготовки документов для сдачи в архив. Регистрация исходящих документов, таких как, приказы и распоряжения руководства по основной деятельности, приказы о размерах оплаты за обучение, распоряжения директора по основной деятельности, приказы по личному составу филиалов компании, заключались в занесении сведений (номер, дата, данные филиала, исполнитель, краткое содержание) о данных документах в Журналы регистрации.

Стоит отметить, что, несмотря на то, что в секретариате принята централизованная система регистрации входящих документов, секретариат регистрирует входящие документы повторно. Об этом свидетельствует наличие отдельного Журнала регистрации входящих документов. Это говорит о повторной регистрации документов. Также наблюдал за процессом составления листа рассылки. Это документ, который составляется в случае необходимости ознакомления регионов (филиалов, представительств) с приказом (распоряжением) руководства, касающегося вопросов их деятельности.

Подготовка дел к хранению заключалась в оформлении личных дел работников в филиалах. Мною были составлены внутренние описи, листы-заверители, оформлялись обложки дел, дел работников филиалов: Кириши, Москва, Южно-Сахалинск. Для облегчения работы мне были предоставлены образцы оформления личных дел работников г. Стоит отметить, что структура, порядок оформления этих дел не вполне соответствует нормативным требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству, Основным правилам работы архивов организаций).

Например, количество документов, содержащихся в деле не соответствует количеству единиц хранения, заявленных во внутренней описи. Были обнаружены неточности в нумерации страниц. Дела оформлялись согласно положениям Инструкции по оформлению личных дел студентов-экстернов региональных подразделений РГГУ (утверждена распоряжением начальника УРРЦЭ). Личные дела студентов (экстернов) хранятся согласно Перечню типовых документов (ст.

предмет договора социального найма жилого помещения.

Обложка дела оформляется по установленной форме. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений. В соответствии с номенклатурой дел УРРЦЭ есть дело «Акты о выделении дел и документов к уничтожению». Мною была внимательно изучена эта папка. Поскольку акты о выделении документов к уничтожению составляются, в целом, на дела РГГУ, то в этом документе были указаны дела нескольких структурных подразделений (название УРРЦЭ было указано перед группой заголовков дел). Что касается документного и бездокументного обслуживания руководителя, то секретарь УРРЦЭ ответственен за сбор информации, подготовку проектов документов (приказов и распоряжений) по задания начальника УРРЦЭ, обслуживает совещания, по необходимости документирует их деятельность.

Бездокументное обслуживание включает в себя необходимые сервисные функции, подготовку командировок (заказ билетов, оформление документов), телефонное обслуживание.